Cos'è il sistema di segnalazione (whistleblowing)?

Il “sistema di segnalazione” c.d. whistleblowing, è uno strumento che consente ai prestatori d’opera (ad es. dipendenti, stagisti, tirocinanti, collaboratori, ecc.) o terze parti (ad es: candidati, fornitori, consulenti, volontari, ecc.) di segnalare, in modo riservato, eventuali illeciti o sospetti tali, riscontrati durante il periodo del loro rapporto con l’Associazione, ovvero in altre fasi precontrattuali.

Chi può fare le segnalazioni (persona segnalante - whistleblower)?

Possono fare la segnalazione coloro che prestano la propria opera per l’Associazione a qualsiasi titolo e livello, retribuiti e non retribuiti quali, ad esempio, i lavoratori subordinati, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i candidati ad una posizione lavorativa, i lavoratori e collaboratori di appaltatori o fornitori, i liberi professionisti e i consulenti, i volontari e i tirocinanti.

Cosa può essere segnalato?

La segnalazione deve contenere informazioni su quei comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico* o l’integrità dell’Associazione e che, tra gli altri, possono consistere in illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, o violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione della Conformità, del Codice Etico.

Le informazioni oggetto della segnalazione ricomprendono anche i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse in Associazione, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il segnalante sia venuto direttamente o indirettamente a conoscenza, anche casualmente, mentre devono essere escluse quelle fondate sul pettegolezzo o meri sospetti privi di fondamento. In questo ultimo caso, queste non possono essere considerate meritevoli di tutela in quanto è necessario tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione ed evitare al contempo che l’ente svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose.

Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti a tutela del denunciato.

Non devono essere oggetto di segnalazione lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla Direzione Risorse Umane con le modalità stabilite.

*per interesse pubblico si intende l'attività posta in essere dalla pubblica amministrazione, indipendentemente dal soggetto che la svolge (possono infatti essere affidati ad un soggetto privato, come l’Associazione) e dalla natura pubblica o privata degli atti posti in essere. Non esiste una nozione unitaria di interesse pubblico, degli esempi concreti possono essere: nel potere di pianificazione territoriale, l'autorità urbanistica deve valutare discrezionalmente se privilegiare –rispetto ad una data zona del piano– l'interesse pubblico "economico-produttivo" che richiederebbe la realizzazione di uno stabilimento, o l'interesse pubblico "alla salute" che richiederebbe il mantenimento di un parco naturale. Altri esempi sono la tutela del libero mercato e della concorrenza, l'economicità-efficacia-efficienza della p.a., il principio di trasparenza, e via dicendo.

Come deve essere la segnalazione?

La segnalazione deve essere “circostanziata”, cioè permettere di individuare in modo sufficientemente dettagliato gli elementi oggettivi che consentono di avviare un’istruttoria, quali a titolo esemplificativo: modalità e finalità della condotta o dell’illecito, periodo di riferimento della condotta, persone coinvolte, quantificazione del danno, modalità di raggiro del sistema di controllo, copia della documentazione citata, ecc.

Cosa si intende per “segnalazione in malafede”?

Per “segnalazione in malafede” si intende la segnalazione artificiosamente strutturata in modo da apparire oggettiva e circostanziata, ma che in realtà cela l’intenzione del segnalante di procurare un vantaggio a sé o a terzi a danno del segnalato o comunque un danno al segnalato, anche in assenza di vantaggio per il segnalante o per terzi.

La segnalazione circostanziata, ma erronea, effettuata dal segnalante con la franca convinzione di agire in maniera corretta, NON è considerata in “malafede”.

Quando possono essere fatte le segnalazioni?

Oltre che in costanza del rapporto giuridico che le legittima, le segnalazioni possono essere fatte:

• quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Come posso inviare una segnalazione?

Le segnalazioni possono essere effettuate attraverso tre diversi canali: 1) interno all’Associazione; 2) esterno, gestito dall’ANAC; 3) divulgazione pubblica, da utilizzare in via residuale al canale interno e se sussistono determinate condizioni ai sensi dell’art. 6 D.Lgs. 24/2023.

Come posso inviare una segnalazione interna?

Le segnalazioni interne possono essere inviate sia:

• in modalità cartacea, a mani o a mezzo posta ordinaria/raccomandata, con indicazione sulla busta “riservata personale”, al seguente indirizzo: Organismo di Vigilanza c/o Associazione “La Nostra Famiglia” – Via Don Luigi Monza n. 1 – 22037 Ponte Lambro (CO);
• in modalità orale, con un incontro con il Responsabile delle Segnalazioni scrivendo all’indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.;
• in modalità informatica, trasmesse tramite apposita piattaforma messa a disposizione dall’Associazione. in particolare, qualsiasi persona dotata di un dispositivo proprio (pc o tablet o smartphone) connesso a Internet potrà inviare le segnalazioni seguendo le modalità operative di seguito indicate.

Per inviare una segnalazione interna in totale anonimato, clicca su “Segnala qui”. Nel box “COSA VUOI SEGNALARE?“ descrivi la tua segnalazione, puoi anche allegare uno o più documenti a corredo della stessa.

Per effettuare una segnalazione interna rivelando la tua identità, modifica la voce “TIPO DI SEGNALAZIONE” impostando il valore “Voglio mostrare i miei dati” e inserisci i dati richiesti (ti ricordiamo di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale). Tali dati saranno fruibili unicamente dal Responsabile delle Segnalazioni.

Una volta accettate le “CONDIZIONI DI UTILIZZO DEL SERVIZIO E INFORMATIVA” potrai inviare la comunicazione.

Conserva le credenziali di accesso che ti verranno fornite al termine della tua segnalazione nel box “INFORMAZIONI PER L'ACCESSO ALLA PRATICA”. L’URL e la password proposti saranno l’unico strumento a disposizione per poter seguire l’istruttoria della tua segnalazione. Puoi usare il pulsante di copia per aiutarti a salvare tutti i dati necessari.

Se hai preferito restare anonimo non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità.

• non inserire dati personali che potrebbero far risalire alla tua identità nella descrizione del fatto segnalato;
• non utilizzare un indirizzo email aziendale per la registrazione o per ricevere notifiche dal sistema; non inviare una segnalazione dalla tua postazione di lavoro;
• se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadati.

Se richiesto dal Responsabile delle Segnalazioni, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

Da chi viene gestita la mia segnalazione interna? Entro quali tempistiche?

La segnalazione viene gestita dal Responsabile della Segnalazione, che:

• rilascia al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
• mantiene interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere, se necessario, integrazioni;
• da diligente seguito alla segnalazione ricevuta;
• fornisce riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.

Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Utilizza i dati che hai trovato al termine della segnalazione nel box “INFORMAZIONI PER L'ACCESSO ALLA PRATICA” per accedere e verificare se questa è stata presa in carico e/o se ti è stato comunicato qualcosa. Ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione.

Come posso integrare la segnalazione?

Utilizza i dati che hai trovato al termine della segnalazione nel box “INFORMAZIONI PER L'ACCESSO ALLA PRATICA” per accedere alla pratica e aggiungere un testo nel box “RISPONDI” e/o allegare un documento.

Come viene gestita la mia identità?

Le segnalazioni e l'identità della Persona Segnalante (Whistleblower) sono altamente riservate; il software cifra tutti i dati che vengono comunicati e solo il Responsabile delle Segnalazioni ha a disposizione la chiave per decifrarle. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.